Markkinoinnin ulkoistaminen voi olla loistava ratkaisu, kun omat resurssit eivät riitä. Mutta onnistuminen ei tapahdu itsestään. Olen itse ollut molemmilla puolilla pöytää: olen ostanut ja hallinnoinut paljon ulkoistettuja palveluita ja nyt itse toimin ulkoistettuna markkinointipäällikkönä. Tämä on opettanut paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei.
Yksi tärkeimmistä asioista on se, kuka ja millainen henkilö ulkoistuskumppanilla vastaa asiakkuudesta. Lopulta onnistuminen ei riipu pelkästään organisaatiosta tai sopimuksista, vaan siitä, löytyykö yhteistyöhön oikea ihminen. Se, joka osaa kysyä oikeat kysymykset, ymmärtää liiketoimintaa ja saa asiat tapahtumaan.
- Ulkoistetun markkinointikumppanin tärkeimmät taidot
- Freelancer, pieni toimisto vai iso toimisto?
- Yksi vai useampi kumppani?
- Kumppani mukaan suunnitteluun
- Miten valita oikea markkinointikumppani?
- Yhteenveto
Kuuntelu ja ymmärtäminen – ulkoistetun markkinointikumppanin tärkeimmät taidot
Hyvä ulkoistettu kumppani ei vain suorita tehtäviä, vaan myös oivaltaa, mitä asiakas oikeasti tarvitsee. Tämä vaatii kuuntelua, liiketoiminnan ymmärtämistä ja kykyä nähdä kokonaisuus.
Tietysti on myös tärkeää, että ostava osapuoli antaa kattavan ja hyvän briiffauksen. On turha odottaa, että kumppani voi tehdä työnsä hyvin, jos hänelle annetaan vain pari hajanaista ohjetta ja odotetaan ihmeitä. Toisaalta, jos briiffistä tulee liian yksityiskohtainen ja jäykkä, kumppanille ei jää tilaa tuoda omaa asiantuntemustaan peliin.
Tasapaino löytyy, kun briiffi antaa selkeät tavoitteet, mutta osaava kumppani osaa kysyä tarvittavat lisätiedot ja tunnistaa myös ne asiat, joita asiakas ei ehkä itse osaa sanoittaa.
Parhaimmillaan kumppani ei vain kuuntele, vaan myös lukee rivien välistä, millaisia odotuksia ja toiveita asiakas yhteistyölle asettaa.
Freelancer, pieni toimisto vai iso toimisto?
Ulkoistamisessa ei ole yhtä oikeaa tapaa, ja erikokoisilla toimijoilla on omat vahvuutensa ja haasteensa.
Pienempi kumppani voi tarjota tiiviin ja henkilökohtaisen yhteistyösuhteen, jossa asioita ei tarvitse selittää moneen kertaan. Mutta samalla resurssit voivat olla rajalliset. Pienessä firmassa yksittäinen sairastapaus voi hidastaa tekemistä.
Yksinyrittäjiä ja pienempiä toimistoja käyttäessä on eduksi, jos kumppanilla on tukenaan vahva verkosto tekijöitä. Joten vaikka kumppanin omat resurssit olisivat pienet, on verkostosta mahdollista löytää tuuraaja tai tarvittavaa eritysosaamista.
Isompi toimija taas pystyy tarjoamaan laajempaa osaamista ja varmuutta siitä, että tarvittava kapasiteetti löytyy aina. Toisaalta asiakkuus voi jäädä etäiseksi, jos yritys on vain yksi monien joukossa, eikä palvelua räätälöidä juuri omiin tarpeisiin sopivaksi.
Isojen toimistojen kanssa oman harminsa aiheuttavat henkilöstövaihdokset. On turhauttavaa, kun on juuri saanut käyttöönsä hyvän tyypin, jonka kanssa on rakennettu luottamusta ja ymmärrystä, mutta sitten tämä henkilö yhtäkkiä vaihtuukin uuteen. Ja koko yhteistyön harjoittelu alkaa taas alusta.
Yksi kumppani vai useampi ?
Kun markkinoinnin ulkoistamista lähdetään suunnittelemaan ja tarvitaan monenlaista ulkoistettua osaamista, yksi iso kysymys on: kannattaako valita yksi kumppani, joka hoitaa kaiken, vai useampi erikoistunut tekijä?
Yksi iso toimisto voi parhaimmillaan tehdä ulkoistamisesta helppoa. Kun samasta paikasta saa sisällöntuotannon, analytiikan, somehallinnan ja mainonnan, koordinointi kevenee ja prosessit voivat olla sujuvampia. Tämä toimii erinomaisesti, jos kumppani hallitsee kokonaisuuden oikeasti hyvin ja osaa tehdä asiakkaan arjesta vaivatonta.
Toisaalta iso toimisto voi olla kuin sveitsiläinen linkkuveitsi: kätevä ja monipuolinen, mutta ei välttämättä terävin työkalu mihinkään yksittäiseen tarpeeseen.
Jotkut suuret toimistot ovat erikoistuneet yhteen osa-alueeseen, mutta pystyvät toimittamaan myös muita palveluita hyvällä tasolla. Tämä voi olla loistava ratkaisu, jos juuri se yksi ydinosaaminen on asiakkaalle strategisesti tärkein ja muu tekeminen on enemmän tukitoimintoa.
Jos taas valitaan useampi pienempi toimija, jokainen osa-alue voidaan ulkoistaa juuri siihen erikoistuneelle, huippuosaavalle tekijälle. Tämä voi tarkoittaa parempaa laatua, mutta myös enemmän hallinnollista työtä. Koordinointi, briiffaaminen ja yhteisen linjan varmistaminen vievät aikaa.
Monen pienen kumppanin malli tuo kuitenkin joustavuutta: jos esimerkiksi some-tekeminen ei toimi, kumppanin voi vaihtaa ilman, että koko markkinointikokonaisuus menee uusiksi.
Yksi merkittävä haaste usean toimijan mallissa on brändin ja viestinnän yhtenäisyyden säilyttäminen. Kun eri kumppanit hoitavat eri osa-alueita, on varmistettava, että kokonaisuus pysyy linjakkaana eikä lopputuloksena ole sekava palapeli. Toisaalta myös ison toimiston kanssa voi tulla vastaan joustamattomuus.
Laajojen sopimusten purkaminen ja uusien ratkaisujen neuvottelu voi olla hidasta ja raskasta. Pitkät irtisanomisajat voivat johtaa siihen, että laatu heikkenee jo ennen sopimuksen päättymistä, mikä ikävästi saattaa markkinoinnissa näkyä ulospäin.
Yksi ratkaisu on ottaa mukaan ulkoistettu markkinointipäällikkö koordinoimaan eri toimijoita. Hän toimii laadun ja brändin yhtenäisyyden vartijana, varmistaa, että kaikki osapuolet pelaavat samaan suuntaan. Ja ennen kaikkea säästää asiakkaalta valtavasti aikaa ja vaivaa.
Ulkoistaminen toimii parhaiten, kun kumppani otetaan mukaan suunnitteluun
Yksi suurimmista virheistä on ottaa ulkoistettu kumppani mukaan vasta toteutusvaiheessa. Jos hänelle annetaan vain valmiit tehtävät ilman ymmärrystä kokonaisuudesta, lopputulos jää helposti pinnalliseksi ja irralliseksi.
Kun kumppani pääsee mukaan suunnitteluun, hän voi auttaa varmistamaan, että markkinointi tukee pitkän aikavälin tavoitteita ja että tekeminen pysyy johdonmukaisena. Samalla kumppani pystyy hyödyntämään omaa osaamistaan paremmin ja tuomaan mukaan näkökulmia, joita asiakas ei ehkä ole itse tullut ajatelleeksi.
Kokemus onkin osoittanut, että vaikka asiakkaan alkuperäinen tarkoitus on ollut ulkoistaa vain toteutuspuoli, olemme pian päätyneet siihen, että yhteystyö pitääkin aloittaa perusteellisella suunnittelutyöllä.
Miten valita oikea kumppani?
Koska ulkoistaminen on ennen kaikkea yhteistyötä ja luottamusta, valinnassa kannattaa miettiä ainakin näitä asioita:
- Yksi vai useampi kumppani? Jos tarvitset ulkoistettua apua useampaan markkinoinnin osa-alueeseen, kannattaako kaikki keskittää yhdelle toimijalle vai tiettyyn asiaan keskittyneitä kumppaneita?
- Kuunteleeko ja ymmärtääkö kumppani liiketoimintaasi? Vai hyppääkö hän suoraan tehtävälistaan ilman kokonaiskuvaa?
- Onko kumppani aktiivinen vai vain reaktiivinen? Hyvä kumppani ei vain toteuta, vaan tuo myös uusia ideoita ja näkökulmia.
- Miten asiakkuuden hallinta toimii? Onko yhteyshenkilö järjestelmällinen ja aikaansaava? Pysyykö yhteyshenkilö samana vai vaihtuuko hän jatkuvasti?
- Miten joustava kumppani on? Voiko nopeisiin muutoksiin reagoida vai meneekö kaikki virallisten prosessien kautta
- Sopiiko kumppanin toimintatapa yrityksesi tarpeisiin? Pieni yritys voi hyötyä yksintekijän tai pienen verkoston ketteryydestä, suurempi taas saattaa tarvita kattavampia resursseja.
Yhteenveto: Ulkoistaminen ei ole vain tehtävien jakamista, vaan kumppanuutta
Hyvin toteutettuna markkinoinnin ulkoistaminen tuo joustavuutta, osaamista ja tehokkuutta. Mutta onnistuminen ei synny itsestään. Se vaatii oikean kumppanin, hyvän briiffauksen ja mielellään sen, että ulkopuolinen tekijä pääsee mukaan strategiseen suunnitteluun.
Minulla on kokemusta markkinoinnin ulkoistuksesta sekä asiakkaana että ulkoistettuna resurssina. Asiakkaana olen turhautunut erityisesti siihen, jos ulkoinen kumppani ei omaksu yrityksen tone of voicea ja kärkiviestejä tai yhteyshenkilön vaihtuessa opastus on pitänyt aloittaa taas alusta. Toisaalta parhaimmillaan ulkoistaminen on ollut suorastaan upeaa: yhteistyö on sujunut mutkattomasti, asiat on otettu haltuun reippaasti, ja tekemisessä on loistanut sekä ammattimaisuus että iloinen asenne.
Kun nyt itse toimin ulkoistettuna markkinointipäällikkönä, haluan olla juuri se tyyppi, joka tekee asiakkaan elämästä helpompaa, ei monimutkaisempaa. Opin nopeasti, innostun aiheesta kuin aiheesta ja osaan sukeltaa syvälle liiketoiminnan ytimeen.
En ole pelkkä toteuttaja tai jees-jees-apuri, vaan rehellinen, liiketoimintalähtöinen sparraaja, joka uskaltaa myös haastaa.
Haluan, että asiakkaani kokevat yhteistyön kanssani yhtä mutkattomaksi kuin jos olisin osa heidän tiimiään, mutta ilman sisäistä sähläystä, ja aina asiakaslähtöisellä, ammattimaisella otteella.
Loppujen lopuksi ulkoistuksen onnistumisessa on kyse ihmisistä. Hyvä kumppani ei ole vain ulkoinen resurssi, vaan osa tiimiä. Hyvä markkinointikumppani ymmärtää, kuuntelee, haastaa ja auttaa markkinointia tukemaan liiketoiminnan tavoitteita oikeasti.
Markkinointikumppani, joka ajattelee, ei vain toteuta
Varaa aika, niin jutellaan, miten ulkoistaminen voisi oikeasti helpottaa arkeasi.
Ota yhteyttä
